ASTERYA, toplantı etkinliklerinizi düzenlerken ihtiyaç duyacağınız her alanda hizmetleri ile sizin ekibinizin bir parçası olacaktır.

Program

Asterya, bilimsel programın taslak döneminden başlayarak, son değerlendirme aşamasına kadar, bilimsel sekreteryanın tamamını yürütmekte ve organizasyonunuzun ses getirici bir başarıya ulaşması için size asistanlık yapmaktadır.

Asterya’ nın bu konuda verdiği hizmetlerin ana başlıkları;

• Temayı belirlemek
• Davetli Konuşmacılarla iletişim
• Abstract and Proceedings takibi
• Poster Sunumları
• Teknik Çalışma Gezileri

Operasyon

Asterya, profesyonel çözüm ortağınız olarak sizin vizyonunuza uygun ve kaynakların en etkin şekilde değerlendirildiği bir iş – zaman planı oluşturur. Faydalı ve başarılı bir ortaklığın temelinin şeffaflıktan geçtiğine olan inançla planlama aşamasında düzenli toplantılarla projelendirmenin sürekliliğini sağlar.

Asterya, etkin proje yönetimi ile sizi hedefinize ulaştırır. Kongrenizden sorumlu olan Asterya ekibi organizasyonunuzun her aşamasında ve her alanda danışmanlık ve asistanlık hizmeti verecektir. Zamanınızın değerli olduğunu bilen Asterya, tüm raporların zamanında hazırlanacağını temin eder, gündem maddelerini net bir şekilde tanımlar ve aşama aşama programı günceller.

Asterya’ nın bu konuda verdiği hizmetlerin ana başlıkları;

• Toplantı merkezi araştırması, fizibilitesi ve yönetimi
• Hizmetlerin belirlenmesi ve uygulama planı
• Kongrenin İmajı
• Pazarlama ve Halkla İlişkiler
• Basın İlişkileri
• Veritabanı yönetimi
• Basılı Materyaller ve Promosyonel Malzemeler
• Sekreterya Hizmetleri
• Kayıt Takibi
• Otel Rezervasyonları
• Yaka Kartı ve diger Kongre aksesuarları ve hediyelikler
• Yönlendirmeler, Dekorasyon, Sahne Düzeni
• Teknik Ekipmanlar
• Simültane Çeviri ve Tercümalık Hizmetleri
• Host-Hostes ve Güvenlik Görevlileri
• Onsite Sekreterya
• Toplantı Sonrası Değerlendirme

Sosyal Etkinlikler

Asterya olarak, toplantının bilimsel program başarısının yanı sıra; yaratıcı, dinamik, heyecan verici ve unutulmaz sosyal ve kültürel etkinliklerle toplantı katılımını ilgi çekici hale getirmeyi ve unutulmaz bir organizasyon yaratmayı amaçlarız.

Asterya’ nın bu konuda verdiği hizmetlerin ana başlıkları;

• Kahve Molaları
• Öğle Yemekleri
• Akşam Yemekleri
• Resepsiyonlar, Hoşgeldiniz Kokteylleri, Gala Yemekleri
• Eşler Programları
• Şehir Turları
• Transfer Hizmetleri
• Hava Yolları ile İlişkiler
• Toplantı Öncesi ve Sonrası Turlar
• Kültürel Aktiviteler
• Temalı Geceler
• Animasyonlar

Finansman

Bir kongrenin başarıya ulaşması için iyi bir finansal planlama ve bütçenin düzenli takibi kritik bir öneme sahiptir. Asterya kongrenizin ihtiyaçlarını tam ve detaylı olarak analiz eder, bütçelendirmeyi bu çerçevede yapar ve düzenli olarak raporlar.

Kaydedilemeyen ölçülemez,
ölçülemeyen değerlendirilemez,
değerlendirilemeyen yönetilemez…
Her detayı büyüteç altında incelemek, planlamak ve mali portföyü şeffaf bir şekilde paylaşmak Asterya’ nın temel ilkesidir.

Asterya’ nın bu konuda verdiği hizmetlerin ana başlıkları;

• Ayrıntılı Bütçe Çıkarılması
• Ön Finansman Hazırlanması
• Kriz Yönetimi
• Maliyet Kontrolü
• Fon Araştırma ve Yönetimi
• Sponsorluk Anlaşmaları
• Hesap Kontrolü – Nakit Akışı Kontrolü
• Sponsorluk Araştırmaları ve Anlaşmaları
• Vergilendirme ve KDV
• Sigorta
• Muhasebeleştirme
• Son Bütçe Raporu

Fuar – Sergi – Sponsorluk

Asterya, akademik çevre ile özel sektörü, üretici ile uygulayıcıyı aynı platformada buluşturan Fuar ve Sergilerin, iyi planlandığı takdirde toplantının önemli bir gelir kaynağı olabileceğine inanmaktadır. Bu doğrultuda, Fuar ve Sergilerin pazar araştırmasından satışına, dizaynından kurulumuna kadar her aşamayı dikkatle planlar ve gerçekleştirir.

Asterya’ nın verdiği hizmetlerin ana başlıkları;

• Pazar Araştırması – Satış Planlaması
• Yerleşim Planı ve Stand Kurucuları ile İlişkiler
• Fuar Satış Sözleşmeleri – Teşvikler
• Güvenlik
• Koordinasyon – yönetim ve denetim – düzenleme